Contattaci per approfondimenti su questo argomento.
Stefano Lecchi
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Le metodologie Lean per l’ottimizzazione dei processi si dimostrano efficaci in qualsiasi ambito e fanno emergere quali siano gli aspetti da migliorare in modo chiaro e incontestabile.
Nella foto un Progetto di miglioramento, in corso, per una nota Carrozzeria; Si nota come, attraverso un semplice diagramma causa effetto, un fattore fino ad ora mai considerato, come l’ingresso di un’auto sporca in carrozzeria, vada ad influenzare negativamente tutto il processo di riparazione, creando numerosi sprechi e perdite di tempo del personale interno ed un conseguente basso livello di servizio dell’azienda.(ritardo consegne)
Le metodologie di Miglioramento sono Fondamentali per poter ridurre tutta una serie di sprechi e costi aggiuntivi, concentrando i processi Solo sulle attività A Valore e andando a ridurre drasticamente tutte le attività Non a Valore che vanno a ridurre la produttività e di conseguenza il margine utile di guadagno di una società.
Contattaci per valutare insieme le tue esigenze, siamo esperti in ottimizzazione dei processi, applichiamo, da anni, le metodologie Lean in svariati settori (Servizi, Produzione, Logistica, Office)
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In un recente corso di formazione sul Lean Office per Responsabili di Funzione, per una nota azienda settore tessile, emersero fin da subito da parte dei partecipanti lo stesso contesto:
ABBIAMO TROPPE ATTIVITA’ DA FARE, NON RIUSCIAMO A GESTIRE NEL MODO MIGLIORE I NOSTRI COLLABORATORI E NON COMPLETIAMO IN TEMPO QUASI MAI I COMPITI ASSEGNATI. CI VORREBBERO MOLTE PIU’ RISORSE.
Ma alla domanda; MI SAPETE DIRE, IN PERCENTUALE, QUANTE E QUALI SONO LE ATTIVITA’ STANDARDIZZATE REGOLARIZZATE RISPETTO A QUELLE AD EVENTO, PER OGNUNO DI VOI? dopo qualche minuto di silenzio, ci furono solo risposte approssimative e generiche.
Questo esempio è utile se non fondamentale per capire che in ogni ruolo e funzione di un’azienda ci devono essere compiti e attività standardizzate, più azioni vengono svolte improvvisando, gestendo l’urgenza, più l’organizzazione ne soffrirà diventandone un punto debole.
Persino il vertice aziendale, il management, deve avere una percentuale minima di attività standardizzate (solitamente dal 10 al 15%) per sostenere al meglio il processo di gestione e miglioramento a valle di tutte le aree e funzioni, più ci si sposta verso l’operatività più questa percentuale deve aumentare.
Una metodologia, poco conosciuta in Italia, utile ad ottimizzare questo importante aspetto prende il nome di LSW, Leadership Standard Work.
Ma cos’è l’LSW?
E’ una metodologia utile a definire, standardizzare, regolarizzare tutte le attività di processo, giornaliere, settimanali, mensili, annuali, lo strumento base del Visual Management, la gestione delle attività visive.
L’ LSW stabilisce le priorità e come questi fattori debbano essere mantenuti nel tempo.
Ma perchè è utile l’LSW?
- Documenta lo stato corrente e crea le migliori pratiche di gestione delle attività
- Elimina il lavoro improvvisato, riduce al minimo lo SPEGNERE IL FUOCO
- Guida e Definisce il comportamento dei leader
- Identifica i Processi Chiave per ogni ruolo e quelli strategici
Ma quali sono le regole del LSW?
- Ognuno ha un ruolo
- CEO, Vice Presidents, Leader devono dirigere il processo
- I manager devono essere responsabili nella guida del processo
- Tutti gli altri manger e supervisori devono disegnare ed essere di supporto al processo
Contattaci per avere approfondimenti, saremo lieti di esporti le potenzialità di questa metodologia che migliora e rende più efficiente le organizzazioni aziendali.
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Spesso nelle aziende capita di sentire “avevamo assunto un esperto di Lean ma dopo alcuni mesi si è dimesso …”.
La volontà di assumere una nuova figura in azienda, specie con un ruolo così specifico e strategico si tramuta in un insuccesso; Invece di essere il promotore del cambiamento l’esperto Lean assorbe le abitudini aziendali … andando presto ad esaurire l’energia iniziale.
La stessa cosa succede per le attività di miglioramento che dopo un certo periodo tendono a scomparire e non essere mantenute.
Ma perché succede questo?
La figura dell’esperto Lean o per meglio dire del Facilitatore Lean mal si adatta alle classiche organizzazioni aziendali, dette a Silos, dove tutte le funzioni sono verticalizzate.
Questi Silos Funzionali impediscono la fluidità delle informazioni e non stimolano la creatività delle persone, essendo legate Esclusivamente ai livelli dell’organizzazione e alle diverse aree funzionali
In queste condizioni organizzative il rischio è che le attività di Miglioramento Continuo vengano anch’esse verticalizzate diventando l’ennesima funzione aziendale.
Ma cosa fare allora?
La creazione di nuovi ruoli Cross Functional e team Inter Funzionali porta a trasformare gradualmente l’organizzazione interna ottenendo come beneficio la nascita di nuove abitudini, nuovi modi di vivere in azienda, una maggiore motivazione e certamente un abbassamento del turnover.
L’eliminazione degli sprechi, che con la classica organizzazione erano nascoste, vengono in questo modo intercettate ed eliminate sistematicamente.
Nei nostri progetti promuoviamo la creazione di Team Inter Funzionali sia in ambito Produttivo che Amministrativo e di Ufficio.
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Abbinamenti e Saturazioni
Sempre più spesso, con l’introduzione di impianti evoluti, emergono criticità organizzative legate alla gestione delle stesse macchine da parte degli operatori.
Attività non sincronizzate, operatori in attesa, fasi non ripetitive (acicliche), macchine in attesa, segni di una organizzazione non ottimale ed efficiente.
Per non disperdere investimenti e capacità produttive di nuove tecnologie occorre ridurre tutti questi fattori, questo può essere fatto attraverso un’Analisi Tempi e Metodi orientata a valutare due importanti aspetti: Gli Abbinamenti e le Saturazioni.
Per Abbinamento si intende la sincronizzazione con cui si affida ad un singolo operatore più attività (Tempi Attivi) di operazioni diverse, in modo tale da poter ridurre / eliminare tutti i tempi di attesa (Tempi Passivi), più i tempi passivi saranno ridotti maggiore sarà la Saturazione dell’operatore.
Si consideri che la saturazione ideale dell’operatore non sarà mai del 100 % ma intorno al 85, 90%, bisogna considerare una % di interferenze e imprevisti nel calcolo.
L’abbinamento può essere fatto unendo attività di conduzione macchine con altre manuali o anche di controllo, solitamente all’interno di tutte le attività fatte da un operatore ne esiste una Fondamentale con un tempo ciclo più lungo ed altre secondarie a completamento del ciclo standard della persona.
Più questo ciclo risulta sequenziale e ripetitivo più la produttività risulterà alta, a favore di ciò sicuramente aiuta avere un buon layout degli impianti, vicini tra di loro, orientati a facilitare gli spostamenti dell’operatore.
Nel caso invece interessi la saturazione degli impianti occorre ridurre i Tempi a macchina ferma.
Due semplici regole che aiutano a valutare se sia meglio saturare la persona o la macchina:
Macchina a basso costo = saturare l’operatore
Macchina con costo elevato = saturare l’impianto
Supportiamo le aziende in progetti di Ottimizzazione Processi, Analisi Tempi e Metodi al fine di ottimizzare l’utilizzo delle risorse, persone ed impianti.
Contattaci per avere approfondimenti sul tema, saremo lieti di ascoltare le tue richieste ed esserti di aiuto per progetti di Ottimizzazione Processi.
Stefano Lecchi
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Lean Office.
Imparare a disegnare i processi di ufficio, mappare un processo Attuale e crearne uno nuovo ottimizzato, definire un piano di miglioramento individuando i punti critici, ridurre i tempi di attesa, eliminare le azioni che creano ritardi.
(nella foto la mappatura di un processo di gestione presenze HR di una nota società nel settore Pulizie Industriali; obiettivo del workshop ridurre il lead time dell’intero processo, eliminare i colli di bottiglia, ridurre le ore uomo per la gestione dell’attività, creare indicatori KPI di controllo)
Promuoviamo work shop dedicati al miglioramento dei processi amministrativi, sono molte le società che ci richiedono un supporto per migliorare e ridurre le inefficienze nelle loro attività.
Utilizziamo il Bpi Business Process Improvement, una metodologia creata appositamente per migliorare le attività di ufficio.
Contattaci per avere maggiori approfondimenti su questa importante metodologia di Ottimizzazione dei Processi Ammnistrativi.
Stefano Lecchi
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La Sfera di Influenza, come allargare il proprio Centro di Influenza, aumentando autonomia decisionale, motivazione e produttività.
Riuscire a migliorare la gestione del proprio tempo eliminando i fattori che limitano la vostra autonomia.
Gestire al meglio il tempo porta ai seguenti vantaggi ….
– Maggior fiducia in se stessi
– Motivazione
– Focus sulle aspettative esterne
– Proattività
– Consapevolezza e capacità di resistenza dagli attacchi esterni.
Il tempo è immutabile fate in modo di essere voi a gestirlo al meglio.
(Contattaci per valutare insieme le tue necessità)
Spesso durante le nostre attività di consulenza o anche formazione professionale ci troviamo di fronte a problematiche comuni a molte aziende.
Faccio riferimento alla fase di passaggio molto importante tra le attività di Industrializzazione, Prototipazione e la fase di Produzione Standard.
In questa importante snodo spesso sono presenti notevoli aspetti critici che se mal gestiti o addirittura non considerati portano di riflesso ad avere continue disefficienze (fondamentalmente aspetti qualitativi del prodotto e produttività ) che vanno a “contaminare” la Produzione in serie.
Ma come fare per evitare questo rischio?
La soluzione migliore da adottare è creare team inter funzionali che lavorino sulla parte finale della fase di Industrializzazione e sull’avvio della produzione di serie, che siano formati ad esempio sull’utilizzo di tecniche di team building, su tools come l’A3 PPS, ecc…
Team cross functional con skill diversificate e con livelli di autonomia via via sempre più elevati.
L’implementazione in azienda di un presidio fisso di questo genere di ruoli trasversali garantirà risultati economici di rilievo e l’introduzione di modelli organizzativi più evoluti.
(Contattaci per poter valutare insieme le tue necessità)
Lo Studio dei Tempi e Metodi
A dimostrazione di quanto sia importante l’attività di Analisi Tempi e Metodi per Leanpull, abbiamo creato una tabella di valutazione per giudicare quale livello di competenza (Assessment) si è raggiunto nel ruolo di Analista Tempi e Metodi, questa utile scorecard di valutazione aiuta le aziende a gestire il livello di competenza di questa importante professione e definire quali passi debbano essere fatti per avere in azienda un vero Esperto di Analisi Tempi e Metodi.
Questa scheda considera non solo le competenze di un Analista Tempi e Metodi ma anche la capacità di utilizzo dei diversi sistemi di rilevazione (cronometrica, MTM, work sampling,..)
La scheda permette di valutare la professionalità raggiunta dandone un punteggio, il livello 1 indica una competenza limitata, il livello 5 indica il livello di Eccellenza, raggiungere tale livello considera una completa conoscenza delle applicazioni dell’Analisi Tempi e Metodi nonché aspetti legati al Miglioramento Continuo, Lean e Standard Work.
SCOPO DI UN ESPERTO DI TEMPI E METODI
Veniamo adesso a definire in dettaglio le basi dei Tempi e Metodi partendo da quale sia lo scopo principale di un’analisi Tempi e Metodi.
Andiamo per ordine, cominciamo a distinguere tra Analisi dei Tempi ed Analisi dei Metodi.
Partiamo dall’elencare tutti gli scopi di una Rilevazione dei Tempi di lavoro.
Analisi dei Tempi
Lo scopo principale di una Analisi dei Tempi è quella di conoscere in modo preciso la durata di una operazione, di una attività, one permetterne poi il controllo, la valutazione, la gestione.
Nel dettaglio:
- Stabilire la durata delle fasi
Un qualsiasi studio necessita di parametri di misura per determinare le fasi operative che costituiscono un ciclo di lavoro, questi parametri sono i Tempi di lavoro (vale per qualsiasi tipologia di attività, produttiva, amministrativa, ecc..)
- Migliorare l’utilizzo di macchine ed impianti
Conoscenza dei tempi macchina e dei tempi di intervento permette di determinare i cicli macchina meglio rispondenti alle esigenze produttive.
- Programmare il lavoro
La conoscenza dei tempi è fondamentale per lo svolgimento della programmazione del lavoro, per prevedere in modo preciso la migliore sequenza delle operazioni e per ottimizzare il flusso del materiale attraverso un carico costante (Flusso importante anche nell’applicazione della Lean Manufacturing)
- Metodi alternativi
La conoscenza dei tempi permette di poter scegliere fra due o più metodi quale sia il migliore in funzione dell’obiettivo da raggiungere.
- Determinazione dei costi standard
Lo studio dei Tempi è fondamentale per una buona determinazione degli standards di lavoro e base di partenza per la determinazione dei conseguenti costi standard
- Introduzione sistemi di incentivo
Per la determinazione di un sistema di incentivo richiede la conoscenza sufficientemente esatta della durata di ciascuna operazione a rendimento normale (vedi scale di rendimento) di una persona di normale capacità, ciò può essere ricavato solo attraverso lo studio dei Tempi.
- Calcolo della produzione
Lo Studio dei Tempi serve per valutare il contenuto di lavoro per ogni operazione e quindi a definire un livello di produzione accettabile per l’azienda.
- Calcolo risorse, uomini, macchine, necessarie per un determinato volume produttivo
Ogni prodotto è costituito da più parti, da un determinato ordine, con un suo particolare ciclo, costituito da una sequenza di operazioni.
Conoscendo il tempo di ogni operazione è possibile calcolare l’impegno a fronte di un programma di produzione e determinare i fabbisogni sia di risorse umane che di attrezzature ed impianti.
Passiamo ora alla parte di Analisi dei Metodi.
Lo scopo di una Analisi dei Metodi è l’analisi ed esame critico dei sistemi esistenti o previsti per compiere una determinata attività e nello sviluppo di un Metodo Migliorato, più efficiente, per compiere un determinato lavoro.
Con l’Analisi dei Metodi si pongono le premesse per capire come razionalizzare l’impiego delle risorse e dei materiali, mentre con lo studio dei Tempi si ottengono i dati che permettono di valorizzare il risparmio ottenuto con un nuovo metodo.
Gli obiettivi dello studio dei Metodi:
- Migliorare il processo e i procedimenti (eliminare i lavoro inutili, nel gergo Lean, le attività NVA non a valore) , semplificare il lavoro e standardizzarlo
- Migliorare il layout dell’area di lavoro e delle postazioni di lavoro (ottimizzazione dei flussi e della movimentazione, miglioramento dell’ergonomia)
- Perfezionamento degli impianti e delle attrezzature
- Miglior impiego dei materiali, degli impianti e delle risorse umane
- Migliorare l’ambiente di lavoro
- Riduzione dello sforzo e della fatica
Riassunto Procedura standard di ANALISI TEMPI E METODI
Per fare una Analisi dei Tempi:
- Selezionare l’operazione da rilevare
- Definire il metodo ideale da rilevare
- Raccogliere informazioni
- Dividere l’operazione in elementi
- Eseguire la rilevazione (scelta del metodo di rilevazione)
- Applicazione dei tempi
- Standardizzazione dei Tempi.
Per uno Studio dei Metodi:
- Scelta del lavoro da studiare
- Definizione degli obiettivi da raggiungere
- Analisi dei fatti e raccolta informazioni
- Esame critico dei fatti
- Sviluppo del nuovo metodo
- Definizione del nuovo metodo
- Implementazione e simulazione del nuovo metodo
- Correzioni
- Mantenimento e controllo del metodo applicato
Contattaci per avere maggiori informazioni su come avere in azienda un Esperto di Analisi Tempi e Metodi.
Nel nostro team abbiamo tra i maggiori professionisti italiani nello studio dei Tempi e Metodi, oltre 30 anni di attività sul campo (formazione Pirelli), siamo in grado di svolgere progetti di ottimizzazione processi per settori diversificati (metalmeccanico, automotive, abbigliamento, logistica, food, chimica, retail, office), possiamo inoltre definire un percorso formativo di Specializzazione di Analisti Tempi e Metodi, introducendo concetti e linee guida di Lean Manufacturing e Standard Work.
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Più che Manager della Lean c’è necessità di creare Facilitatori della Lean, figure preparate nella gestione di un gruppo, abili nell’utilizzo di tecniche motivazionali e di coaching.
Capaci di far emergere problematiche e di proporre l’applicazione di metodologie di Problem Solving.
Saper gestire fasi di contrasto.
Applicare una metodologia, una tecnica, mappare un processo, ridurre attività a non valore, avrà un bassissimo impatto se non si è in grado di aiutare a disegnare un percorso di cambiamento a medio lungo termine.