Lean Office.
Imparare a disegnare i processi di ufficio, mappare un processo Attuale e crearne uno nuovo ottimizzato, definire un piano di miglioramento individuando i punti critici, ridurre i tempi di attesa, eliminare le azioni che creano ritardi.
(nella foto la mappatura di un processo di gestione presenze HR di una nota società nel settore Pulizie Industriali; obiettivo del workshop ridurre il lead time dell’intero processo, eliminare i colli di bottiglia, ridurre le ore uomo per la gestione dell’attività, creare indicatori KPI di controllo)
Promuoviamo work shop dedicati al miglioramento dei processi amministrativi, sono molte le società che ci richiedono un supporto per migliorare e ridurre le inefficienze nelle loro attività.
Utilizziamo il Bpi Business Process Improvement, una metodologia creata appositamente per migliorare le attività di ufficio.

Contattaci per avere maggiori approfondimenti su questa importante metodologia di Ottimizzazione dei Processi Ammnistrativi.

Stefano Lecchi

stefano.lecchi@leanpull.com

segreteria@leanpull.com

mobile +39 338 36 22 206

Spesso durante le nostre attività di consulenza o anche formazione professionale ci troviamo di fronte a problematiche comuni a molte aziende.
Faccio riferimento alla fase di passaggio molto importante tra le attività di Industrializzazione, Prototipazione e la fase di Produzione Standard.
In questa importante snodo spesso sono presenti notevoli aspetti critici che se mal gestiti o addirittura non considerati portano di riflesso ad avere continue disefficienze (fondamentalmente aspetti qualitativi del prodotto e produttività ) che vanno a “contaminare” la Produzione in serie.
Ma come fare per evitare questo rischio?
La soluzione migliore da adottare è creare team inter funzionali che lavorino sulla parte finale della fase di Industrializzazione e sull’avvio della produzione di serie, che siano formati ad esempio sull’utilizzo di tecniche di team building, su tools come l’A3 PPS, ecc…
Team cross functional con skill diversificate e con livelli di autonomia via via sempre più elevati.
L’implementazione in azienda di un presidio fisso di questo genere di ruoli trasversali garantirà risultati economici di rilievo e l’introduzione di modelli organizzativi più evoluti.

(Contattaci per poter valutare insieme le tue necessità)

La metodologia Lean è applicabile a qualsiasi settore.

In ogni contesto, in qualsiasi attività ci si confronta, si valutano i problemi, si prendono decisioni per cercare di migliorare.

C’è una differenza sostanziale però nel gestire un processo in modo personale rispetto all’utilizzo di metodologie di miglioramento eccellenti come la Lean.

Solitamente risolvere criticità, gestire attività attraverso un approccio non metodico ha come effetto una scarsa efficacia sulla riduzione delle inefficienze e non garantisce il mantenimento di eventuali miglioramenti nel tempo, ma l’effetto più grave è creare Demotivazione nelle persone, avere persone sfiduciate porta presto ad un calo di efficienza, attenzione e propositività che si traduce in risultati economici sempre più limitati.

Lo stress lavorativo è spesso dovuto al fatto di operare in contesti poco attenti al coinvolgimento del personale.

Utilizzare sistemi di miglioramento Lean significa innanzitutto iniziare un percorso di cambiamento che coinvolge tutte le persone all’interno di un contesto.

Un progetto di miglioramento, specie in contesti dove è la prima volta che si applicano queste metodologie, deve considerare non solo gli aspetti di metodo ma anche e soprattutto la parte di motivazione delle persone.

(Esistono tecniche e programmi di coinvolgimento del personale chiamati Employee Involvement program, che Leanpull applica da tempo con notevoli risultati)

Se si avrà la capacità di unire metodologie di miglioramento a tecniche di coinvolgimento e motivazione si otterranno i risultati migliori e garantiti nel tempo.

Sono infatti le stesse persone che prendono parte ad una iniziativa di miglioramento che dovranno garantire e sostenere un processo di miglioramento costante.

Noi di Leanpull a testimonianza della potenzialità di queste metodologie stiamo ottenendo notevoli risultati in settori in cui fino a poco tempo fà si pensava fosse impossibile o poco produttivo applicare queste tecniche.

Stiamo supportando una società leader nel settore delle gelaterie (punti vendita e produzione), ottenendo notevoli risultati, a breve inizieremo un ulteriore progetto per un gruppo immobiliare.

(Contattaci per un approfondimento e per valutare insieme le tue necessità).

In tutti i progetti di miglioramento sia che siano operativi che formativi è indispensabile applicare tecniche di Facilitazione e Coinvolgimento.

Uno di questi sistemi prende il nome di Rapid Mass Engagement RME, questa tipologia di approccio crea coinvolgimento diretto dei dipendenti e “tira” il miglioramento continuo dal basso verso l’alto e non dall’alto verso il basso.

“Perché vendere qualcosa ai dipendenti se l’hanno già acquistato?”

La metodologia comprende standard comportamentali che codificano la cultura creata dai dipendenti, che è più specifica e significativa dal punto di vista comportamentale rispetto ai valori aziendali top-down e quindi aumenta la responsabilità diretta.

La metodologia di miglioramento è diretta e misura i risultati in tempo reale in situazioni di lavoro concrete con cicli di feedback ripetuti in modo permanente e continuo facendo emergere opportunità di miglioramento.

Questo sistema è progettato per superare i limiti che frustrano i teorici della materia.

Un esempio è il dover fare affidamento esclusivamente su forme di misurazione indirette come le indagini che devono essere interpretate e che soffrono della mancanza di opportunità di follow-up concrete e reali.

Il Rapid Mass Engagement è una forma deliberata di differenziazione, crea un approccio che rispetta la cultura locale e la lingua dei dipendenti; non è una sfida per l’integrazione aziendale tra diverse sedi, anche necessaria, ma è una via più significativa per creare coinvolgimento, responsabilità e motivazione per i dipendenti.

Il Rapid Mass Engagement impedisce ai dipendenti maggiormente coinvolti di scontrarsi con le barriere di policy/processo inamovibili delle società, specie padronali, per apportare miglioramenti.

Grazie ad una collaborazione con una nota società che produce software di Digital Trasformation, supportiamo le aziende che vogliano implementare soluzioni Digital e di efficientamento.
Offriamo un servizio di consulenza che oltre ad assistervi nella parte di implementazione Lean assiste nella implementazione di software di data driven dedicati per la gestione delle performance in tempo reale.
Il sistema plug & play offerto è pensato per essere operativo anche Senza l’integrazione con i plc degli impianti, installati in tempi rapidi attraverso fonte di corrente e segnali macchina.


Le tipologie di applicazione di questi sistemi sono molteplici:
· Linee di produzione (per la misurazione di scarti, gestione avvio stop, visori multipli per più linee
· Impianti singoli (presse, torni, centri di lavoro, macchine semi automatiche, per la misurazione dell’efficienza impianti OEE e delle causali di fermo)
· Attività manuali (postazioni di assemblaggio, ritmo e takt time, celle di lavoro, per misurarne l’efficienza)

La flessibilità del software permette di renderlo applicabile a svariati processi:

  • Produzione discreta (automotive, packaging, food)
  • Produzione di tipo continuo (tessile, trafilerie, cavi)
  • Produzione su commessa (cnc, laser)
  • Produzione a batch (chimico)

Questi sistemi innovativi di Tracciamento permettono di poter estrapolare ed allo stesso tempo integrare molteplici funzioni:· Tempi ciclo, down times e causali di fermo, velocità
· Informazioni e OPL SOP per operatori
· Dashboard per il monitoraggio di dati e definizione di KPI (OEE, Qualità, Efficienza, Disponibilità)
· Controllo qualità
· MTBF, MTTR, built in analisys
· Tracciamento materie prime
· Ulteriori integrazioni ERP

Progetto Pilota
Grazie alla collaborazione con questa importante realtà siamo in grado di offrire il nostro supporto per un primo Progetto Pilota, su un impianto o processo a scelta, con un’offerta economica contenuta che prevede Esclusivamente il costo della consulenza e Non dell’installazione e gestione del software (gratuita per l’azienda)
La soluzione applicativa del software prevede l’utilizzo di un case, un kit utile all’implementazione rapida del sistema di tracking ad un impianto o postazione singola.


Quali sono i vantaggi per un’azienda?
L’investimento iniziale per una società che intenda sviluppare un primo progetto attraverso una soluzione Pilota è limitato (sia in termini economici che di assistenza interna), la possibilità inoltre di poter monitorare in tempo reale le informazioni derivanti da un primo impianto unite alle competenze dei consulenti permetterebbe in tempi rapidi di ottenere notevoli miglioramenti delle performance.
In aziende strutturate inoltre dove si renda necessario aumentare efficienza e produttività su larga scala in tempi ristretti, questa soluzione porterebbe ad avere delle best practices facilmente replicabili ed estendibili.

Progetti Multi plant
Grazie caratteristiche del team Leanpull ed alla possibilità di avere una soluzione di System Tracker multi lingua (Italiano, Inglese, Francese, Tedesco), siamo in grado di assistere e seguire progetti multi plant anche in sedi estere.

Non esitate a contattarci per avere maggiori dettagli.

Una delle metodologie di miglioramento Lean più applicate dal team Leanpull riguarda lo SMED (Single Minute Exchange of Die), utile per la riduzione dei Tempi di Attrezzaggio e Set Up di un impianto.

Gli effetti positivi di un progetto SMED si riflettono su molteplici aspetti, riduzione dei tempi persi e di preparazione, riduzione del lead time, riduzione delle scorte, possibilità di produrre lotti più piccoli, aumento della flessibilità di un processo, riduzione delle attività NVA a non valore aggiunto, meno scorte,  incremento dell’Efficienza Impianti O.E.E., ma non solo, la metodologia è fondamentale anche per catturare tutte le criticità e le debolezze di un impianto e di conseguenza introdurre azioni di miglioramento utili e renderlo più efficiente nel tempo.

  • I vostri reparti misurano i Tempi di Set Up?
  • Gli indicatori e i dati quotidiani sull’andamento dei set up sono disponibili per essere analizzati?
  • Vengono periodicamente intraprese azioni di miglioramento sui Set Up?

Sono numerosi oramai i progetti SMED che abbiamo completato con successo e che stiamo tutt’ora sviluppando, queste esperienze continue ci permettono di accrescere sempre più la nostra esperienza su questa importante metodologia applicata in svariati settori.

Abbiamo ottenuto notevoli risparmi economici e saving con i nostri progetti.

A dimostrazione della nostra esperienza nello sviluppo della metodologia riportiamo di seguito alcuni progetti applicati in altrettante realtà aziendali:

Azienda: CPM Bearings S.p.A.

Azienda: Lagor S.r.l.

Azienda: Modecor Italiana S.r.l.

Azienda: Bouvard Italia S.p.A.

Azienda: Lord Italia S.r.l.

Azienda: Industrie Saleri Italo S.p.A.

Azienda: Fae Technology S.p.A.

Azienda: Keyline S.p.A.

Azienda: Agco S.p.A.

Azienda: Bonomi Industries S.r.l.

Azienda: Deoflor S.p.A.

Azienda: Fincantieri infrastructure S.p.A.

Azienda: Oleificio Zucchi S.p.A.

Azienda: Oscartielle S.p.A.

Azienda: Comap Italia S.p.A.

Azienda: Prince S.p.A.

(Contataci per valutare insieme le tue esigenze)

In base alle competenze interne di un’azienda per mappare un processo dopo i primi 2 livelli base che abbiamo già visto c’è un terzo livello, questa si chiama Value Stream Mapping di Espansione, le classiche attività di Spegnere il Fuoco, comuni in organizzazioni poco efficienti dove le attività impreviste sovrastano quelle periodiche e pianificate, in questo caso sono ridotte drasticamente, la leadership dell’organizzazione interna verifica periodicamente e regolarmente lo sviluppo del Miglioramento Continuo, si adottano metodologie di Feedback Costruttivo. Il ruolo del Value Stream Manager è riconosciuto da tutti, l’A3 Practic Problem Solving è utilizzato per affrontare le cause e apportare miglioramenti, i problemi tendono a non ripetersi nel tempo.

Con la Value Stream di Livello 2 entriamo in una fase di Apprendimento della mappatura di un processo.

I Leader aziendali hanno una buona formazione sui Fondamenti Lean e sono in grado di definire Strategia e Piano di Implementazione di una VSM. Le azioni di miglioramento in azienda cominciano ad essere su base proattiva iniziando ad utilizzare l’A3 Problem Solving.

Una prima Current State è stata definita seguendo in modo corretto le 8 linee guida di una Value Stream…

Nei prossimi post i livelli successivi.

La mappatura di livello 1 di un processo (mappatura base, la più semplice) è consigliata in contesti dove la conoscenza delle metodologie e degli strumenti Lean è limitata, dove gli sforzi per migliorare i processi sono a livello individuale, il Problem Solving non è utilizzato quotidianamente come strumento di miglioramento, i problemi di flusso non vengono affrontati.

E’ una buona base di partenza per creare competenze all’interno dell’azienda e orientare la mappatura in relazione alle caratteristiche del processo e alle aspettative.