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La strada verso la Lean

Spesso nelle attività di consulenza, nei progetti di miglioramento mi viene fatta la seguente domanda:
Ma come faccio a sapere se stò applicando veramente una metodologia Lean?
A questa domanda rispondo sempre allo stesso modo dicendo:
Provate ad andare in un processo, un’area produttiva, un ufficio, durante un giorno di festività, in cui non è presente nessuno.
Bene, fatevi un giro cercando di capire quali informazioni sono evidenti, capire quali sono le attività che vengono svolte, come vengono risolti i problemi, capire come si pianificano i compiti, che risultati stanno ottenendo, come vengono gestiti gli archivi, le attrezzature, …..
Più informazioni riuscite a carpire più significa che le buone pratiche Lean si stanno implementando nel modo corretto.
Al contrario, se nel visitare un’area fate fatica ad interpretare ed avere informazioni riguardo cosa facciano lì, allora la strada verso il miglioramento Lean è ancora lontana.

Leadership Standard Work

Per definire una Cultura del Cambiamento bisogna regolarizzare le attività delle persone.

Rendere la verifica dei processi focalizzata, visibile, sistematica e ripetibile.

Più le attività quotidiane diventano regolari e ripetibili, più il processo sarà stabilizzato, le persone lavoreranno meglio e tutte le performance miglioreranno.(qualità, produttività, efficienza, comunicazione).

Più le attività quotidiane saranno non regolari, non ripetibili, ad evento, più sarà difficoltoso prevedere e controllare il lavoro quotidiano avendo una ricaduta negativa sulle performance.

Da qui la teoria dello sgabello, per avere in azienda una Cultura del Miglioramento Efficiente ed Evoluta è necessario avere 3 aspetti fondamentali, Visual Management, un sistema di Verifica dei Comportamenti (Standard e Non) e Leadership, senza uno di questi fattori non potrà esserci una Cultura del Miglioramento di Eccellenza.

I costi delle cattive abitudini in azienda

Quanti di noi adottano delle cattive abitudini?
Un po’ per pigrizia, un po’ perché “tutti fanno così”, un po’ perché per l’azienda sono “cose normali”, insomma nelle nostre attività lavorative vi sono molteplici brutte abitudini che noi assumiamo quotidianamente.
In una società poco sensibile a questi aspetti è tanto rapido apprendere nuove cattive abitudini quanto quasi impossibile poi eliminarli, da lì a farli diventare ulteriori costi il passo poi è breve.
Purtroppo molti studi dimostrano quanto sia difficile eliminare definitivamente le nostre brutte abitudini.
Quelle che sembrano semplici azioni quotidiane si tramutano invece in perdite di tempo, perdita di attenzione, non ci accorgiamo che a fine giornata ci sentiamo stanchi e demotivati, inconsapevoli che spesso ciò è dovuto al nostro modo di comportarci.
Alcuni esempi di cattive abitudini?

  • Controllare costantemente le email durante la giornata
  • Utilizzare le email come strumento per la gestione di progetti o la risoluzione di problemi
  • Rimandare le attività più importanti
  • Non dare priorità, avere tutte le attività con la stessa importanza
  • Fare più cose contemporaneamente, multitasting (una cattiva abitudine fregiata come indice di efficienza)
  • Perfezionismo, attendere che sia tutto come voluto per iniziare un’attività
  • Troppe riunioni
  • Non archiviare correttamente dei file per pigrizia, perdendo sempre tempo poi per la ricerca

Insomma nelle nostre attività lavorative siamo immersi in cattive abitudini che però possono diventare potenziali spunti di miglioramento.

Come invertire la tendenza, cercando di ridurre le cattive abitudini?

Stabilito che le cattive abitudini oramai acquisite sono di difficile eliminazione, la via alternativa è crearne di nuove che vadano a sovrapporsi, invertendone così la tendenza.

Per sostenere un sistema di miglioramento si applicano metodologie di Lean Thinking, focalizzato su 3 pilastri del miglioramento:

  • Innovazione
  • Best Practices (migliori abitudini)
  • Cultura del cambiamento

Molti di questi strumenti sono all’interno del Visual Management (Gestione degli Aspetti Visivi), questi facilitano la gestione visiva dei dati e delle attività quotidiane.
Il LSW Leadership Standard Work è la metodologia con cui sviluppare un processo di cambiamento delle abitudini attraverso l’utilizzo di diverse tecniche (leadership, comportamenti standard, processi di verifica).

 

Il Kamishibai, cos’è e a cosa serve

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Chi mai direbbe che dietro un semplice cartellino si nasconda una delle metodologie del Toyota Production System più importanti!

E’ uno dei tools più utili per la parte di Lean visual management, si tratta di un semplice cartellino, chiamato T Card,  con 2 lati utilizzabili, vengono riportati da entrambi i lati delle attività da eseguire, le stesse per ogni lato (ogni giorno, settimana mese, ecc…), da un lato il cartellino è Rosso, dall’altro è Verde.

Si possono utilizzare per molteplici scopi di azioni periodiche ( controlli, audit, attività, ecc….), sia in aree produttive che negli uffici.

Le caratteristiche è che è uno strumento visibile, è facile intuitivamente capire se un’attività sia stata fatta e quale sia stato l’esito, solo a colpo d’occhio.

La persona incaricata all’utilizzo del cartellino, preleva lo stesso da una board in cui sono disponibili tutti i tag da utilizzare, svolge l’attività, poi se l’esito dell’azione è stato positivo posiziona lo stesso dal lato Verde nell’apposita tasca relativa al giorno di completamento, nel caso negativo posiziona sempre il cartellino ma dal lato Rosso.

Nel caso di problemi riscontrati durante l’esecuzione delle fasi scritte sul cartellino oltre a posizionarlo dal lato Rosso viene riportato su apposito foglio il problema riscontrato.

Vengono definiti dei board specifici per la gestione visiva dei cartellini, in base allo scopo del Kamishibai possono essere create molte varianti.

 

E’ uno strumento fondamentale per le attività quotidiane di un gruppo di lavoro, efficiente ed efficace, un sistema ideale per processi reattivi in cui la flessibilità è importante, si consiglia di utilizzare parallelamente ad altri tools come le Skill Matrix per lo sviluppo delle competenze.

Cosa sono le 5S, come utilizzare la metodologia correttamente

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Si parla di 5S, di metodologia 5S, come di un evento in cui, attraverso gli step della metodologia si ottimizza un posto di lavoro, che sia una postazione di lavoro piuttosto che una scrivania.
Ricordiamoci il significato 5S:
Sort – Selezionare
Shine – Pulizia
Simplify – Semplificare
Standardize – Standardizzare
Sustain – Sostenere

Spesso si nota nelle aziende l’applicazione esclusiva del metodo 5S, pensando di poter iniziare un processo di miglioramento continuo.

Niente di più sbagliato!

Riprendendo i concetti dell’Eccellenza Operativa, l’applicazione delle 5S deve avanzare simultaneamente ad altri tools Lean, chiamati non a caso Attivatori del Miglioramento (Lean Enablers), ne cito i più importanti:

  • Visual Management (metodologie di gestione visiva)
  • Standard Work (standardizzazione)
  • Lost Time Analisys (creazione di indicatori)
  • Kaizen (eventi di miglioramento di 1 settimana, con mappatura di un processo)
  • Autonomous Maintenance (auto manutenzione)
  • Employee Involvement (coinvolgimento delle persone)

Conclusioni

Per avviare un sistema di Miglioramento Continuo è necessario dotare le persone, i team di lavoro, di un set di competenze completo, che supporti la loro autonomia nelle attività di miglioramento e confronto quotidiano.

L’ulteriore beneficio dato da questo approccio è avere una chiara distinzione tra le responsabilità delegate agli operatori, ai team, rispetto a quelle del management e dei ruoli di supporto.