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Kaizen, una parola molto usata quando si parla di miglioramento dei processi, forse a volte male interpretata ….

Facciamo un po’ di chiarezza su questo importante parola.

Partiamo dal tradurre questa parola giapponese

Kai = Nuova Sfida e Zen=Mente e Spirito

Già il significato ci aiuta a capire quando sia profondo il suo significato, ma vorrei riassumere tutto ciò con un concetto più ampio:

KAZIEN = PICCOLI CAMBIAMENTI INCREMENTALI CHE DIVENTANO UN CAMBIAMENTO FILOSOFICO, UN CAMBIAMENTO DI ABITUDINI.

Fare Kaizen significa imparare a fare le cose quotidiane in un  modo diverso, tutti i giorni.

Nel fare Kaizen vi sono aspetti metodologici ma anche tecniche di coaching e coinvolgimento, tutto quello che può essere utile a cambiare le nostre abitudini, specie tutti quegli aspetti della nostra vita lavorativa quotidiana che riteniamo “normale” ma che invece è fonte di inefficienze, perdite di tempo e di conseguenza demotivazione.

Il Kaizen Event (Evento Kaizen)

Gli eventi Kaizen sono iniziative mirate, che solitamente possono essere condotti per realizzare miglioramenti in aree specifiche e per aiutare a convertire la cultura nel cambiamento quotidiano.

I Kaizen Event sono utili per dare un forte impulso, un segnale di cambiamento distintivo.

I Kaizen Event possono essere classificati in diverse tipologie:

Kaizen Projects, svolti con una frequenza di una o due volte a settimana fino al completamento del progetto di miglioramento, gli incontri possono durare dalle 1 o 2 ore a giornate intere.

Kaizen Blitz, sono eventi di miglioramenti singoli che possono avere durate differenti, mezza giornata, un girono, ….

Le tipiche attività che vengono svolte in un Evento Kaizen possono essere:

Ridurre i tempi di Set Up

Implementare una cella di lavoro

Implementare un sistema di Manutenzione Preventiva

Condurre un evento 5S

Definire un sistema a Kanban

….

Il Kaikaku

Altra terminologia dal significato importante, Kaikaku = Rivoluzione

Si traduce in una visione che il team impegnato a fare miglioramenti deve avere, definisce quali siano le regole affinché’ il Lean sia catalizzatore per il cambiamento culturale e della leadership in un’azienda.

 

La visione si traduce nelle seguenti 10 regole del Kaikaku:

 

  • Elimina il concetto tradizionale di metodi di produzione
  • Pensa a come funzionerà il nuovo metodo, non a come non funzionerà
  • Non accettare scuse. Negare totalmente lo status quo.
  • Non cercare la perfezione. Un tasso di implementazione del 50% va bene fintanto che è fatto sul posto.
  • Correggi gli errori nel momento in cui vengono trovati
  • Non spendere soldi
  • I problemi ti danno la possibilità di usare il tuo cervello
  • Chiedi “perché” cinque volte
  • Le idee di dieci persone sono meglio della conoscenza di una persona
  • Kaikaku non conosce limiti

Nelle attività di Continuous Improvement, nell’applicazione delle metodologie di Lean Production, Lean Manufacturing, la prima cosa da fare è la Pianificare un progetto di miglioramento, questo può essere fatto seguendo il ciclo PDCA.

Plan – Pianificare l’attività.

Do – Eseguire il progetto.

Check – Monitorare l’avanzamento del progetto.

Action – Implementare i miglioramenti

Go & See – Vai sul posto e verifica che i miglioramenti siano mantenuti

E’ importante avere le giuste competenze per Pianificare un progetto Lean, spesso vengono lanciati progetti in modo errato, senza dar peso alla struttura del progetto stesso, iniziando ad implementare attività di miglioramento un po’ a caso, dando importanza all’azione specifica (evento 5S, Value Stream Map, SMED, ….) che si stà sviluppando ma senza preoccuparsi di come promuovere, sostenere, e mantenere l’iniziativa a medio lungo termine.

Le aziende che adottano sistemi di Eccellenza Operativa (Operational Excellence) danno invece molta importanza all’aspetto Progetto (chiamato solitamente Project Plan), nessuna metodologia Lean o strumento che sia non può partire senza l’uso di base del Project Plan.

Cos’è un Project Plan?

Il Project Plan è il documento ufficiale che spiega come un evento di miglioramento si sviluppa, viene solitamente creato subito dopo aver definito un evento Lean, in modo tale che il documento accompagni tutto lo sviluppo del progetto e sia condiviso sia dal team di progetto che dalla direzione, dando sempre l’ultimo aggiornamento.

Il Change Log?

Il Change Log (indice di revisione del progetto) è molto importante, riporta continuamente l’aggiornamento del progetto, presentando l’ultima versione.

In questo modo l’avanzamento delle attività è sempre corretta.

Gantt

Un altro importante strumento di controllo del Project Plan è il Gantt, con cui si mantiene la gestione corretta di tutte le attività in fase di sviluppo, il loro stato di completamento; serve inoltre per definire incontri periodici di allineamento.

Action List

A completamento del Project Plan non può mancare l’Action List, cioè l’elenco di tutte le attività del progetto, compreso tempistiche, stato di completamento, responsabile.

Benefits Tracking

Per quanto riguarda i risultati ottenuti si utilizza solitamente uno schema chiamato Benefits Tracking in cui vengono riportati tutti i risultati raggiunti, in termini di performance o economici.

Contattaci per avere approfondimenti su questi temi, saremo lieti di poter condividere le tue necessità e supportarti nello sviluppo di progetti Lean ottenendo risultati significativi di miglioramento.

Stefano Lecchi

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