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Stefano Lecchi
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Tag Archivio per: feedback costruttivo
In base alle competenze interne di un’azienda per mappare un processo dopo i primi 2 livelli base che abbiamo già visto c’è un terzo livello, questa si chiama Value Stream Mapping di Espansione, le classiche attività di Spegnere il Fuoco, comuni in organizzazioni poco efficienti dove le attività impreviste sovrastano quelle periodiche e pianificate, in questo caso sono ridotte drasticamente, la leadership dell’organizzazione interna verifica periodicamente e regolarmente lo sviluppo del Miglioramento Continuo, si adottano metodologie di Feedback Costruttivo. Il ruolo del Value Stream Manager è riconosciuto da tutti, l’A3 Practic Problem Solving è utilizzato per affrontare le cause e apportare miglioramenti, i problemi tendono a non ripetersi nel tempo.
Nelle attività di Continuous Improvement, nell’applicazione delle metodologie di Lean Production, Lean Manufacturing, la prima cosa da fare è la Pianificare un progetto di miglioramento, questo può essere fatto seguendo il ciclo PDCA.
Plan – Pianificare l’attività.
Do – Eseguire il progetto.
Check – Monitorare l’avanzamento del progetto.
Action – Implementare i miglioramenti
Go & See – Vai sul posto e verifica che i miglioramenti siano mantenuti
E’ importante avere le giuste competenze per Pianificare un progetto Lean, spesso vengono lanciati progetti in modo errato, senza dar peso alla struttura del progetto stesso, iniziando ad implementare attività di miglioramento un po’ a caso, dando importanza all’azione specifica (evento 5S, Value Stream Map, SMED, ….) che si stà sviluppando ma senza preoccuparsi di come promuovere, sostenere, e mantenere l’iniziativa a medio lungo termine.
Le aziende che adottano sistemi di Eccellenza Operativa (Operational Excellence) danno invece molta importanza all’aspetto Progetto (chiamato solitamente Project Plan), nessuna metodologia Lean o strumento che sia non può partire senza l’uso di base del Project Plan.
Cos’è un Project Plan?
Il Project Plan è il documento ufficiale che spiega come un evento di miglioramento si sviluppa, viene solitamente creato subito dopo aver definito un evento Lean, in modo tale che il documento accompagni tutto lo sviluppo del progetto e sia condiviso sia dal team di progetto che dalla direzione, dando sempre l’ultimo aggiornamento.
Il Change Log?
Il Change Log (indice di revisione del progetto) è molto importante, riporta continuamente l’aggiornamento del progetto, presentando l’ultima versione.
In questo modo l’avanzamento delle attività è sempre corretta.
Gantt
Un altro importante strumento di controllo del Project Plan è il Gantt, con cui si mantiene la gestione corretta di tutte le attività in fase di sviluppo, il loro stato di completamento; serve inoltre per definire incontri periodici di allineamento.
Action List
A completamento del Project Plan non può mancare l’Action List, cioè l’elenco di tutte le attività del progetto, compreso tempistiche, stato di completamento, responsabile.
Benefits Tracking
Per quanto riguarda i risultati ottenuti si utilizza solitamente uno schema chiamato Benefits Tracking in cui vengono riportati tutti i risultati raggiunti, in termini di performance o economici.
Contattaci per avere approfondimenti su questi temi, saremo lieti di poter condividere le tue necessità e supportarti nello sviluppo di progetti Lean ottenendo risultati significativi di miglioramento.
Stefano Lecchi
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Frequentemente nelle aziende si pensa che sia necessario investire in sistemi complessi per poter ben gestire e amministrare i processi e le risorse.
Predisporre Display, implementare sistemi automatizzati per il tracciamento di indicatori e informazioni, si creano molte aspettative, si pensa che all’avvio di un processo automatizzato tutto magicamente prenda a funzionare perfettamente, eliminando in un lampo problematiche quotidiane e incomprensioni.
La realtà purtroppo dimostra che spesso questi sistemi senza la giusta struttura tendono a diventare non più un vantaggio competitivo ma un costo permanente per l’azienda, che deve spendere tempo e risorse per il loro mantenimento.
In processi moderni legati ad un’alta variabilità il segreto risiede nel Quick Feedback, nella rapidità di risposta.
Un’organizzazione Eccellente dovrebbe adottare sistemi che diano risposte IMMEDIATE, RAPIDE.
Un’azienda che riesce ad ottenere feedback immediati può anche promuovere la mentalità GIUSTA per gestire le urgenze e la mancanza di sostenibilità, ciò vuole dire che anche un processo scadente dal punto di vista di standardizzazione può avere grossi benefici adottando questa pratica.
Oltre il 30% di aumento dell’efficienza può essere identificato attraverso il miglioramento continuo giornaliero e la rapidità di risposta invece di eseguire costosi seminari e “progetti Lean”.
Anche in progetti di miglioramento riguardanti ad esempio la qualità , la riduzione di NC non conformità , in abbinamento a metodologie come l’A3 Problem Solving si possono utilizzare Feedback rapidi, per massimizzare le azioni correttive.
Le aziende più importanti adottano metodologie come lo SFM Shop Floor Management System che migliorano la reattività dei processi e la rapidità di risposta.
Un Facilitatore aiuta, affianca le persone ad acquisire competenze e comportamenti corretti, stimola a riflettere e fare domande.
Agisce sia a livello di gruppo che singolarmente, relativamente ad un piano personale.
All’interno di un’azienda uno dei ruoli più adatto a svolgere l’attività del facilitatore è il Lean Specialist, chi si occupa quotidianamente di Miglioramento Continuo, di confronto trasversale con le persone, di condivisione di attività, di presenza costante nei meeting, può essere la persona giusta.
Nell’efficacia di una riunione, di un meeting, la presenza di un facilitatore è fondamentale, il suo compito è smorzare ogni tipo di tensione tra i partecipanti all’incontro, riflettendo sugli altri le domande, ed evitando di rispondere direttamente.
Un Facilitatore Lean avrebbe inoltre la visione di insieme su quello che sono le regole del coinvolgimento, e le tecniche del miglioramento.
Ma quali attitudini, quali competenze, dovrebbe avere?
Di seguito riassumiamo una serie di tecniche insite in un Facilitatore:
- Sviluppare partecipazione
- Sviluppare Interesse
- Gestire la partecipazione
- Gestire l’aggressività
- Dare istruzioni chiare
- Gestire il tempo
- Tradurre in lavoro
- Gestire la visibilità
- Utilizzo Flipchart
In ognuna di queste tecniche risiedono una serie di regole da applicare, un esempio sulla prima tecnica, Sviluppare Partecipazione, sono:
Domande aperte a tempo
Attendere 10 secondi per rispondere alla domanda
Rinforzare il contributo verbale e non verbale (facendo degli esempi)
Rimandare al gruppo
Mantenere e incoraggiare una maggiore auto stima
Far votare
Utilizzare il body language per indietreggiare e arrivare al gruppo
Più che Manager della Lean c’è necessità di creare Facilitatori della Lean, figure preparate nella gestione di un gruppo, abili nell’utilizzo di tecniche motivazionali e di coaching.
Capaci di far emergere problematiche e di proporre l’applicazione di metodologie di Problem Solving.
Saper gestire fasi di contrasto.
Applicare una metodologia, una tecnica, mappare un processo, ridurre attività a non valore, avrà un bassissimo impatto se non si è in grado di aiutare a disegnare un percorso di cambiamento a medio lungo termine.