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Spesso capita di assistere a meeting poco Efficaci in cui si fatica a capirne l’utilità.

Partecipare ad una riunione di cui non si è capito il senso e lo scopo finale succede di frequente nelle aziende.

Quante volte dopo un meeting vi è sembrato di aver perso il vostro tempo?

Incontri periodici sono di per sé uno strumento organizzativo prezioso e fondamentale che, se ben utilizzato, permette di aumentare condivisione, produttività, coinvolgimento, motivazione e riduzione di perdite di tempo.

Nella metodologia OpEx Operational Excellence vi è una parte dedicata proprio alla creazione di Meeting Efficaci attraverso l’utilizzo dell’Effective Team Meeting ETM.

L’ETM permette di snellire i processi di convidisione, chiarisce i ruoli, assegna i compiti e verifica gli andamenti: il tutto in tempi concordati e prestabiliti, in un ambiente sereno e produttivo e con un output chiaro e soddisfacente per tutti i partecipanti.

Definizione di Effective Team Meeting:

E’ un incontro efficace per un team, un gruppo di persone, per rivedere i progressi e lo stato delle attività o dei processi, per garantire che soddisfi gli obiettivi aziendali, condividere idee e rafforzare i comportamenti positivi del team stesso.

Obiettivi dell’Effective Team Meeting:

  • Supportare I processi di business
  • Condividere informazioni ed idee
  • Controllare l’avanzamento del processo o dell’attività rispetto agli obiettivi del team e dell’organizzazione
  • Rafforzare comportamenti positivi
  • Crea un ambiente di lavoro piacevole (parte dello Stile di Vita Lean)

 

Cosa serve per avere Riunioni Efficaci:

  • Buona organizzazione e pianificazione
  • Obiettivi chiari
  • Aver le persone giuste presenti
  • Comportamenti del team positivi
  • Leadership coinvolta

Sono 5 i passi da seguire per avere degli Incontri Efficaci con l’Effective Team Meeting:

Frequentemente nelle aziende si pensa che sia necessario investire in sistemi complessi per poter ben gestire e amministrare i processi e le risorse.

Predisporre Display, implementare sistemi automatizzati per il tracciamento di indicatori e informazioni, si creano molte aspettative, si pensa che all’avvio di un processo automatizzato tutto magicamente prenda a funzionare perfettamente, eliminando in un lampo problematiche quotidiane e incomprensioni.

La realtà purtroppo dimostra che spesso questi sistemi senza la giusta struttura tendono a diventare non più un vantaggio competitivo ma un costo permanente per l’azienda, che deve spendere tempo e risorse per il loro mantenimento.

In processi moderni legati ad un’alta variabilità il segreto risiede nel Quick Feedback, nella rapidità di risposta.

Un’organizzazione Eccellente dovrebbe adottare sistemi che diano risposte IMMEDIATE, RAPIDE.

Un’azienda che riesce ad ottenere feedback immediati può anche promuovere la mentalità GIUSTA per gestire le urgenze e la mancanza di sostenibilità, ciò vuole dire che anche un processo scadente dal punto di vista di standardizzazione può avere grossi benefici adottando questa pratica.

Oltre il 30% di aumento dell’efficienza può essere identificato attraverso il miglioramento continuo giornaliero e la rapidità di risposta invece di eseguire costosi seminari e “progetti Lean”.

Anche in progetti di miglioramento riguardanti ad esempio la qualità , la riduzione di NC non conformità , in abbinamento a metodologie come l’A3 Problem Solving si possono utilizzare Feedback rapidi, per massimizzare le azioni correttive.

Le aziende più importanti adottano metodologie come lo SFM Shop Floor Management System che migliorano la reattività dei processi e la rapidità di risposta.